Penatausahaan dan Pembaruan Ijazah serta Transkrip Nilai Berdasarkan Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024

Melalui pengaturan baru ini, pemerintah berupaya meningkatkan kualitas layanan dokumen pendidikan, menjamin keamanannya, dan menyederhanakan mekanisme pembaruan dokumen apabila terjadi kesalahan atau kerusakan. Artikel ini akan mengulas secara lengkap isi pasal 8 sampai dengan pasal 15 dalam Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 yang menjadi pedoman pelaksanaan penatausahaan dan pembaruan dokumen akademik siswa.

Penatausahaan Ijazah dan Transkrip Nilai

Penatausahaan Ijazah dan Transkrip Nilai menjadi tanggung jawab utama setiap satuan pendidikan. Berdasarkan Pasal 8, penatausahaan dilakukan dengan menyimpan dua jenis dokumen penting secara terpisah namun saling melengkapi, yaitu:

1. Hasil pindai dokumen Ijazah dan Transkrip Nilai yang ditandatangani secara manual (tanda tangan basah).

2. Dokumen elektronik Ijazah dan Transkrip Nilai yang ditandatangani menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Langkah ini dilakukan untuk menjamin arsip pendidikan tetap terjaga keasliannya dalam bentuk fisik maupun digital. Ketentuan ini sekaligus menjadi dasar penyusunan sistem informasi akademik yang lebih aman dan terintegrasi.

Dalam kondisi tertentu, jika sebuah satuan pendidikan ditutup, maka seluruh dokumen hasil pindai maupun elektronik wajib diserahkan kepada Dinas Pendidikan atau langsung kepada Kementerian sesuai dengan kewenangan. Hal ini diatur pada Pasal 9, sebagai langkah mitigasi kehilangan data dan menjaga kontinuitas administrasi pendidikan.

Mekanisme Pembaruan Ijazah dan Transkrip Nilai

Permendikbudristek ini juga mengatur mekanisme pembaruan Ijazah dan Transkrip Nilai sebagaimana tertuang dalam Pasal 10. Terdapat tiga bentuk pembaruan, yakni:

1. Penerbitan perbaikan Ijazah dan/atau Transkrip Nilai.

2. Penerbitan ulang Ijazah dan/atau Transkrip Nilai.

3. Pencetakan ulang Ijazah dan/atau Transkrip Nilai.

Ketiganya hanya dapat dilakukan atas dasar permohonan pemilik dokumen yang sah, dan setiap prosedur memiliki kondisi dan ketentuan teknis yang berbeda.

Penerbitan Perbaikan Ijazah dan Transkrip Nilai

Menurut Pasal 11, perbaikan dilakukan apabila terdapat kesalahan penulisan pada muatan Ijazah atau Transkrip Nilai. Prosesnya dilakukan oleh satuan pendidikan dan menggunakan nomor Ijazah nasional yang baru sebagai bentuk pembeda dengan dokumen sebelumnya. Dokumen hasil perbaikan wajib mencantumkan:

• Keterangan mengenai kesalahan yang terjadi.

• Keterangan perbaikan yang dilakukan.

Pengesahan dokumen perbaikan dilakukan oleh kepala satuan pendidikan yang menjabat pada saat dokumen baru diterbitkan. Jika sekolah atau lembaga pendidikan yang bersangkutan telah ditutup, maka kewenangan penerbitan dan pengesahan perbaikan diambil alih oleh Dinas atau Kementerian.

Pasal ini memberikan jaminan kepada peserta didik bahwa hak akademiknya tetap terlindungi walau terjadi kesalahan administratif, serta tetap berlaku resmi dan sah secara hukum.

Format dan Sistem Unduh Ijazah Perbaikan

Selanjutnya, Pasal 12 menyebutkan bahwa format dokumen perbaikan telah ditetapkan dalam Lampiran II dari Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024. Format ini wajib digunakan oleh semua satuan pendidikan, dan bisa diunduh melalui sistem yang sudah disediakan Kementerian sesuai dengan ketentuan pada Pasal 6 ayat (1). Dengan sistem digital yang terintegrasi, proses perbaikan diharapkan lebih efisien dan aman.

Penerbitan Ulang Ijazah dan Transkrip Nilai

Pasal 13 mengatur tentang penerbitan ulang dokumen yang dilakukan dalam dua kondisi:

1. Dokumen dengan tanda tangan basah hilang atau rusak.

2. Dokumen elektronik yang rusak/hilang dan salinan digitalnya juga hilang.

Pada kondisi pertama, penerbitan ulang dilakukan dengan merujuk pada hasil pindai dokumen yang sudah disimpan oleh satuan pendidikan. Nomor Ijazah nasional tetap menggunakan nomor lama, karena substansinya tidak berubah. Dokumen hasil penerbitan ulang tetap mencantumkan keterangan bahwa itu adalah versi ulang dari dokumen asli.

Pengesahan dilakukan oleh kepala satuan pendidikan yang menjabat saat proses penerbitan ulang dilakukan. Sama seperti perbaikan, jika satuan pendidikan sudah tidak aktif, proses ini akan menjadi kewenangan Dinas Pendidikan atau Kementerian.

Format Ijazah Hasil Penerbitan Ulang

Pasal 14 memperkuat standarisasi format dokumen hasil penerbitan ulang. Format resmi ditetapkan dalam Lampiran III dari peraturan tersebut dan harus diunduh melalui sistem resmi milik Kementerian. Ini menjamin keseragaman dan mencegah beredarnya dokumen palsu atau tidak sesuai standar.

Pencetakan Ulang Ijazah dan Transkrip Nilai

Pasal 15 menjelaskan situasi di mana hanya pencetakan ulang yang diperlukan, yaitu:

• Ketika dokumen elektronik masih tersedia, namun versi cetaknya hilang atau rusak.

Dalam hal ini, pencetakan ulang dapat dilakukan oleh pemilik dokumen atau satuan pendidikan. Tidak diperlukan nomor baru atau pengesahan ulang dari Kementerian, selama data elektronik masih dapat diverifikasi dan dokumen tercetak sesuai dengan yang tersimpan dalam sistem.

Langkah ini mempermudah peserta didik yang memerlukan salinan cetak untuk keperluan administratif tanpa harus melalui proses legalisasi ulang yang panjang.

Kesimpulan

Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 menghadirkan regulasi yang komprehensif dan terstruktur untuk menjamin pengelolaan dokumen pendidikan—terutama Ijazah dan Transkrip Nilai—dapat berjalan secara sistematis, aman, dan akuntabel. Penekanan pada digitalisasi, penyimpanan ganda (fisik dan elektronik), serta pemberian wewenang yang jelas dalam proses pembaruan merupakan langkah progresif dalam pelayanan pendidikan nasional.

Ketentuan ini penting diketahui oleh kepala sekolah, tenaga administrasi, peserta didik, dan wali murid agar tidak terjadi miskomunikasi dalam pengurusan dokumen akademik. Dengan penguatan sistem ini, mutu layanan pendidikan dan kepercayaan publik terhadap dokumen resmi lulusan Indonesia dapat terus meningkat dan diakui baik di tingkat nasional maupun internasional.