Fotokopi dan Surat Keterangan Ijazah dalam Permendikbudristek 58 Tahun 2024

Berikut adalah uraian mendalam mengenai isi regulasi tersebut.

Fotokopi Ijazah dan Transkrip Nilai Tidak Perlu Pengesahan

Pasal 17 dalam Bab VI menegaskan bahwa fotokopi atas ijazah dan transkrip nilai kini dapat dilakukan tanpa memerlukan pengesahan, terutama untuk keperluan umum yang tidak berkaitan langsung dengan syarat administratif resmi.

Namun, jika fotokopi tersebut digunakan sebagai syarat untuk melanjutkan pendidikan atau melamar pekerjaan, maka pengesahan tetap diperbolehkan dan dapat dilakukan oleh Satuan Pendidikan yang menerbitkan dokumen tersebut.

Apabila satuan pendidikan sudah tidak beroperasi, maka kewenangan untuk pengesahan dialihkan kepada Dinas Pendidikan atau Direktorat Jenderal yang menangani Pendidikan Dasar, Pendidikan Menengah, dan Pendidikan Kejuruan sesuai dengan kewenangannya masing-masing.

Surat Keterangan untuk Ijazah Sebelum Tahun Ajaran 2024/2025

Pada Bab VII, pasal 18 sampai dengan pasal 24, Permendikbudristek ini mengatur mengenai penerbitan surat keterangan atas ijazah lama yang diterbitkan sebelum tahun ajaran 2024/2025. Surat ini terbagi menjadi dua jenis:

1. Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah

2. Surat Keterangan Pengganti Ijazah

Kedua jenis surat ini dapat diajukan oleh pemilik ijazah melalui satuan pendidikan masing-masing. Berikut adalah rincian prosedur dan ketentuannya.

Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah

Pasal 19 menyatakan bahwa surat ini diterbitkan jika terdapat kesalahan dalam penulisan data pada ijazah, misalnya nama siswa, tempat/tanggal lahir, atau nomor induk siswa.

Isi surat ini mencakup:

• Nama dan nomor ijazah

• Nama lengkap, tempat/tanggal lahir, dan nama orang tua/wali

• Nomor Induk Siswa atau Nomor Induk Siswa Nasional (NISN)

• Tahun ajaran penerbitan ijazah

• Keterangan mengenai kesalahan penulisan

• Tanggal penerbitan surat

• Tanda tangan kepala satuan pendidikan

Surat ini bersifat melengkapi ijazah asli dan menjadi lampiran resmi, bukan sebagai pengganti ijazah.

Jika satuan pendidikan sudah ditutup, maka kewenangan penerbitan surat ini berpindah ke Dinas Pendidikan atau Kementerian.

Format surat ini telah ditentukan dan harus diunduh dari sistem Kementerian, sesuai dengan ketentuan dalam Pasal 20, serta tercantum dalam Lampiran IV dari Permendikbudristek ini.

Surat Keterangan Pengganti Ijazah

Pasal 21 mengatur bahwa surat ini diterbitkan oleh satuan pendidikan jika ijazah asli hilang atau rusak. Dokumen ini menggantikan fungsi ijazah dan memiliki nilai hukum yang sama dengan ijazah asli.

Isi surat ini meliputi:

• Nama satuan pendidikan

• Nomor ijazah (jika diketahui)

• Nama lengkap, tempat/tanggal lahir, dan nama orang tua/wali

• Nomor induk siswa atau NISN (jika diketahui)

• Tahun ajaran penerbitan

• Tanggal penerbitan surat

• Tanda tangan kepala satuan pendidikan

Dalam kasus ijazah yang rusak, satuan pendidikan wajib memusnahkan ijazah rusak tersebut setelah menerbitkan surat keterangan pengganti.

Apabila satuan pendidikan tidak lagi beroperasi, kewenangan penerbitan surat ini juga berpindah ke Dinas atau Kementerian sesuai ketentuan Pasal 21 ayat (6).

Seperti surat keterangan sebelumnya, format surat ini diatur dan wajib diunduh dari sistem resmi Kemendikbudristek, sebagaimana dijelaskan dalam Pasal 22.

Penatausahaan dan Arsip Dokumen Surat Keterangan

Permendikbudristek ini juga memperkuat aspek administrasi dengan mengatur bahwa setiap satuan pendidikan wajib melakukan penatausahaan atas surat keterangan yang diterbitkan.

Pasal 23 mewajibkan penyimpanan dua jenis dokumen:

1. Hasil pindai dokumen fisik yang ditandatangani secara basah

2. Dokumen elektronik yang ditandatangani secara digital menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi

Langkah ini dilakukan untuk menjamin keabsahan dokumen dalam sistem digital serta sebagai bentuk pengamanan dari potensi pemalsuan dokumen pendidikan.

Pengesahan Fotokopi Ijazah Lama

Pasal 24 menegaskan bahwa fotokopi ijazah yang terbit sebelum tahun ajaran 2024/2025 tetap dapat disahkan oleh satuan pendidikan yang menerbitkan.

Namun, jika satuan pendidikan sudah tidak beroperasi, maka pengesahan fotokopi tersebut dapat dilakukan oleh Dinas Pendidikan atau Direktorat Jenderal terkait.

Dampak dan Tujuan Regulasi

Regulasi ini merupakan bentuk penyempurnaan sistem administrasi dokumen pendidikan di Indonesia. Tujuannya adalah:

• Mempermudah pemilik ijazah dalam mengurus dokumen pendukung untuk kebutuhan pendidikan atau pekerjaan.

• Menjamin keabsahan dan keaslian data ijazah, terutama bagi lulusan lama yang mungkin mengalami kehilangan dokumen atau kesalahan tulis.

• Mengadaptasi sistem penatausahaan berbasis digital, dengan dukungan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan sistem pengarsipan digital.

Selain itu, dengan disahkannya Permendikbudristek 58 Tahun 2024, Kemendikbudristek memberikan kejelasan alur layanan yang bisa digunakan masyarakat luas, sekaligus menjadi panduan bagi satuan pendidikan dalam mengelola dokumen penting peserta didik.

Kesimpulan

Dengan diberlakukannya Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024, pengelolaan fotokopi ijazah dan transkrip nilai kini menjadi lebih fleksibel, efisien, dan tetap sah secara hukum. Begitu pula dengan penanganan ijazah yang salah tulis, rusak, atau hilang, kini dilengkapi dengan format surat resmi yang sudah ditentukan oleh Kementerian, sehingga tidak ada celah untuk manipulasi atau kesalahan prosedur.

Bagi pemilik ijazah lama, regulasi ini membawa angin segar karena akses terhadap dokumen pengganti menjadi lebih terbuka dan terjamin keabsahannya.

Satuan pendidikan pun kini lebih terarah dalam proses administratif dan pelaporan digital, memperkuat tata kelola pendidikan yang akuntabel dan transparan.

Peraturan ini sudah resmi berlaku dan menjadi acuan nasional, dan diharapkan seluruh satuan pendidikan segera menyesuaikan proses internal mereka dengan kebijakan terbaru ini.