Penerbitan Ijazah 2025: Dari Validasi Data hingga Penyerahan Dokumen Resmi

kepalasekolah.id – Penerbitan Ijazah 2025: Dari Validasi Data hingga Penyerahan Dokumen Resmi.. Alur Lengkap Penerbitan Ijazah 2025: Dari Validasi Data hingga Penyerahan Dokumen Resmi. Penerbitan Ijazah merupakan bagian penting dalam sistem pendidikan nasional karena menjadi bukti resmi kelulusan peserta didik pada jenjang tertentu. Tahun 2025, mekanisme penerbitan ijazah diatur secara ketat dan sistematis untuk memastikan keabsahan data serta akuntabilitas lembaga pendidikan. Berikut ulasan lengkap mengenai alur penerbitan ijazah yang harus diketahui oleh satuan pendidikan, dinas pendidikan, hingga peserta didik dan orang tua.

Validasi Data Peserta Didik: Fondasi Utama Penerbitan Ijazah

Langkah pertama dalam proses penerbitan ijazah dimulai dari satuan pendidikan yang bertanggung jawab memastikan seluruh data peserta didik tingkat akhir telah diperbarui dan tervalidasi. Validasi ini mencakup identitas siswa, kesesuaian data dengan dokumen kependudukan, dan keabsahan Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).

Proses ini sangat krusial karena data yang tidak valid tidak akan dapat diproses lebih lanjut untuk masuk ke dalam daftar nominasi penerima ijazah. Oleh karena itu, satuan pendidikan harus aktif melakukan verifikasi ulang dan memperbarui data melalui sistem resmi yang telah ditetapkan oleh pemerintah.

Verifikasi Status Akreditasi oleh Dinas Pendidikan atau Kementerian

Setelah data peserta didik divalidasi, langkah selanjutnya adalah memastikan status akreditasi satuan pendidikan. Dinas Pendidikan atau Kementerian Pendidikan bertugas melakukan pemeriksaan status akreditasi tiap sekolah. Jika ditemukan satuan pendidikan yang tidak terakreditasi, maka akan ditentukan satuan pendidikan induk sebagai representasi legal untuk penerbitan ijazah.

Penetapan ini bertujuan agar seluruh peserta didik tetap mendapatkan haknya meski berasal dari satuan pendidikan dengan status “Tidak Terakreditasi”. Dengan adanya pengalihan ke satuan pendidikan induk, keabsahan ijazah tetap terjaga dan proses pendidikan tidak terhambat.

Penetapan Daftar Nominasi Sementara (DNS)

Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) kemudian akan menetapkan Daftar Nominasi Sementara (DNS) berdasarkan data peserta didik yang sudah valid. DNS ini berisi daftar calon penerima ijazah sementara yang akan disempurnakan dalam tahap berikutnya.

Bagi peserta didik yang datanya belum memenuhi standar validasi, akan dimasukkan ke dalam “residu DNS”. Satuan pendidikan bertugas memperbaiki dan melengkapi data yang bermasalah tersebut agar bisa diproses menjadi bagian dari DNS.

Penetapan Kelulusan oleh Satuan Pendidikan

Langkah selanjutnya dalam alur penerbitan ijazah adalah penetapan kelulusan. Satuan pendidikan menetapkan status kelulusan peserta didik melalui Surat Keputusan Kepala Satuan Pendidikan. Penetapan ini didasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku serta hasil evaluasi belajar siswa sepanjang tahun ajaran.

Surat keputusan ini menjadi dasar legal untuk menyatakan bahwa peserta didik telah menyelesaikan proses pendidikan dan layak mendapatkan ijazah.

Pengunduhan dan Pengajuan SPTJM

Setelah penetapan kelulusan, satuan pendidikan wajib mengunduh format Surat Pertanggungjawaban Mutlak (SPTJM) dari sistem Kementerian. SPTJM ini harus ditandatangani kepala satuan pendidikan di atas meterai Rp10.000,- dan diunggah kembali ke dalam sistem sebagai bukti validasi akhir data.

SPTJM menyatakan bahwa seluruh data peserta didik yang akan menerima ijazah telah benar dan dapat dipertanggungjawabkan. Ini adalah dokumen penting yang akan menjadi dasar bagi proses penerbitan ijazah secara nasional.

Proses Persetujuan SPTJM

SPTJM yang telah diunggah akan diperiksa dan disetujui oleh pihak berwenang sesuai dengan jenjang dan tipe satuan pendidikan:

1. Dinas Pendidikan untuk satuan pendidikan yang berada di bawah wewenangnya.

2. Satuan kerja Kementerian untuk Satuan Pendidikan Kerjasama (SPK).

3. Atase Pendidikan di luar negeri untuk Satuan Pendidikan Indonesia Luar Negeri (SILN) dan satuan pendidikan penyelenggara program Paket A, Paket B, dan Paket C luar negeri.

Setelah disetujui, data peserta didik resmi berubah dari Daftar Nominasi Sementara (DNS) menjadi Daftar Nominasi Tetap (DNT). Sementara peserta didik yang belum memiliki SPTJM akan tetap berada dalam status residu DNT, menunggu proses penyelesaian agar dapat memperoleh ijazah.

Penomoran Ijazah Nasional

Satuan pendidikan kemudian mengakses sistem Kementerian untuk memperoleh Nomor Ijazah Nasional bagi masing-masing peserta didik. Nomor ini bersifat unik dan menjadi identifikasi resmi pada dokumen ijazah yang diterbitkan. Pencantuman nomor ini menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam struktur ijazah yang sah.

Proses Pencetakan dan Pengesahan Ijazah

Tiga hari setelah penetapan DNT, satuan pendidikan dapat mengunduh format ijazah dari sistem Kementerian. Berikut proses pencetakan dan pengesahan yang wajib diikuti:

1. Pencetakan Ijazah: Format yang telah diunduh dicetak apabila ijazah akan ditandatangani secara manual.

2. Pembubuhan Foto: Setiap ijazah harus dilengkapi foto peserta didik sesuai ketentuan.

3. Tanda Tangan Kepala Sekolah: Ijazah ditandatangani oleh kepala satuan pendidikan dengan tanda tangan basah atau tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi.

4. Pengisian NIP: Jika kepala sekolah adalah ASN, maka kolom NIP wajib diisi. Jika non-ASN, maka diisi tanda strip (-).

5. Ketentuan Penandatanganan oleh PLT: Dalam kondisi tertentu, apabila kepala sekolah berhalangan tetap atau terjadi kekosongan jabatan, maka penandatanganan dilakukan oleh pelaksana tugas (PLT) tanpa mencantumkan embel-embel “PLT” pada ijazah.

Ketentuan ini dibuat untuk menjaga formalitas dan keseragaman ijazah di seluruh Indonesia.

Penyerahan Ijazah kepada Peserta Didik

Tahap akhir dari alur penerbitan ijazah adalah penyerahan ijazah kepada peserta didik. Penyerahan dilakukan berdasarkan jadwal yang telah ditentukan oleh satuan pendidikan. Untuk ijazah yang menggunakan tanda tangan elektronik, peserta didik juga akan menerima salinan digital resmi.

Dokumen digital ini memiliki legalitas yang sama dan dapat digunakan untuk keperluan administratif seperti pendaftaran pendidikan lanjutan, pengurusan beasiswa, atau keperluan kerja.

Mengapa Alur Ini Penting Dipahami?

Memahami alur penerbitan ijazah sangat penting, bukan hanya bagi tenaga pendidik tetapi juga peserta didik dan orang tua. Kegagalan dalam satu tahap dapat menyebabkan keterlambatan atau ketidakterbitan ijazah. Dengan mengikuti seluruh prosedur secara tepat, penerbitan ijazah dapat berjalan lancar dan tanpa kendala administratif.

Alur ini juga menunjukkan komitmen pemerintah dalam meningkatkan tata kelola pendidikan, transparansi data, serta perlindungan terhadap hak setiap peserta didik untuk memperoleh dokumen resmi atas kelulusan mereka.

Penutup

Penerbitan ijazah tahun 2025 mencerminkan sistem administrasi pendidikan yang semakin modern, tertib, dan transparan. Dengan alur yang detail mulai dari validasi data, persetujuan berjenjang, hingga penyerahan, seluruh pihak yang terlibat dituntut untuk bersinergi dan mengikuti aturan yang ditetapkan. Hal ini menjamin tidak hanya keabsahan dokumen, tetapi juga kepercayaan publik terhadap kualitas pendidikan nasional.

Satuan pendidikan, dinas pendidikan, hingga Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan memiliki peran penting dalam memastikan bahwa seluruh peserta didik yang memenuhi syarat, berhak menerima ijazahnya secara tepat waktu dan sah secara hukum. Oleh karena itu, pemahaman mendalam tentang alur ini menjadi kunci utama dalam keberhasilan pelaksanaan proses akhir tahun ajaran di Indonesia.